De fleste ejerledere, jeg taler med, har hørt, at der er kommet nye krav til bogføring. Færre ved, om kravene gælder dem. Og næsten ingen har tjekket, om det system, de faktisk bogfører i, står på Erhvervsstyrelsens liste. Her er den korte version — og en test, du kan lave selv, mens du læser.
Hvad loven kræver
Bogføringsloven stiller tre krav til et digitalt bogføringssystem. Systemet skal understøtte løbende registrering af transaktioner med et bilag til hver postering, og opbevare begge dele i fem år. Det skal opfylde anerkendte standarder for it-sikkerhed og tage automatisk sikkerhedskopi. Og det skal understøtte automatisering — herunder at sende og modtage elektroniske fakturaer.
Det står i lovens § 15. Det interessante er § 16, for det er den, der siger, hvad du skal gøre. Du kan vælge mellem to veje:
- Bruge et system, der er registreret hos Erhvervsstyrelsen. Så er det leverandørens ansvar, at kravene er opfyldt.
- Bruge et system, der ikke er registreret. Så er det dit eget ansvar at dokumentere, at kravene er opfyldt.
Begge dele er lovlige. Det er en misforståelse, at man skal bruge et godkendt system. Man skal bare vide, hvilken af de to veje man er på — og de fleste virksomheder, der bogfører i et ældre eller specialudviklet system, aner ikke, at de har fået ansvaret placeret hos sig selv.
Gælder det jer?
Kravet er faset ind over tre trin:
| Hvem | Fra |
|---|---|
| Regnskabspligtige virksomheder (ApS, A/S m.fl.) med et registreret standardsystem | Regnskabsår påbegyndt 1. juli 2024 eller senere |
| Regnskabspligtige virksomheder med et ikke-registreret eller specialudviklet system | Regnskabsår påbegyndt 1. januar 2025 eller senere |
| Personligt ejede virksomheder, foreninger m.fl. uden pligt til årsrapport | Første regnskabsår efter 1. januar 2026 |
For det sidste trin gælder en omsætningsgrænse: nettoomsætningen skal have oversteget 300.000 kroner i to på hinanden følgende indkomstår. Bemærk formuleringen — den skal overstige grænsen i hvert af de to år, ikke i gennemsnit. Og pligten løber fra det førstkommende regnskabsår, ikke fra selve datoen midt i et løbende år.
Driver du et ApS eller et A/S, er du altså allerede omfattet. Har du en personligt ejet virksomhed over grænsen, er du det fra dit regnskabsår 2026.
Testen: ti minutter, tre skridt
1. Slå systemet op på listen
Erhvervsstyrelsen fører en offentlig fortegnelse over registrerede bogføringssystemer. Den ligger på erhvervsstyrelsen.dk under “Fortegnelse over registrerede bogføringssystemer”, og der står over hundrede systemer på den. Søg efter navnet på det, I bruger.
Står det der: I er på vej nr. 1, og leverandøren har ansvaret. Læs ikke videre, medmindre du er nysgerrig.
Står det der ikke: læs videre. Det er ikke et problem i sig selv — men det er nu dit ansvar.
2. Hold jeres system op mod de seks krav
For ikke-registrerede systemer er kravene beskrevet i en selvstændig bekendtgørelse, der trådte i kraft 1. januar 2025. De vigtigste seks:
- Automatisk sporbarhed. Systemet skal selv tildele registreringsdato, fortløbende transaktionsnummer og brugeridentifikation. Ikke noget, nogen taster manuelt.
- Låste posteringer. En bogført postering må ikke kunne ændres, tilbagedateres eller slettes. Ændringer skal ske ved en ny postering, og de skal kunne dokumenteres.
- Bilag i fem år. Med udstedelsesdato, beløb, momsbeløb, betalingsoplysninger og afsenderens navn, adresse og CVR-nummer.
- Ugentlig sikkerhedskopi hos en tredjepart. Mindst én gang om ugen, opbevaret hos en ikke-nærtstående part på en server i EU eller EØS. En ekstern harddisk i skrivebordsskuffen tæller ikke.
- E-fakturaer i OIOUBL og Peppol BIS. Både afsendelse og modtagelse, inklusive kreditnotaer.
- Eksport og bankafstemning. Struktureret eksport af data i et maskinlæsbart standardformat, understøttelse af bankkontoafstemning, og fremhævning af poster, der ikke er afstemt.
Et vigtigt forbehold, som mange overser: kravene behøver ikke være opfyldt af ét system. Et udenlandsk ERP-system kan sagtens suppleres med en separat Peppol-adgang og en tredjeparts backup-løsning. Det, der tæller, er, at kravene samlet set er opfyldt — og at du kan vise, hvordan.
3. Skriv det ned
Det sidste skridt er det, folk springer over. Lav ét dokument på en side: hvilket system I bruger, om det er registreret, og — hvis det ikke er — hvordan hvert af kravene er dækket, og af hvad. Dater det, og gem det sammen med regnskabsmaterialet.
Bliver I spurgt, er det dokument forskellen på en samtale, der tager et kvarter, og en, der tager tre uger.
Bogfører I i Excel?
Loven forbyder ikke regneark ved navn. Men hold de seks krav ovenfor op mod, hvad et regneark faktisk kan.
Et regneark tildeler ikke automatisk et fortløbende transaktionsnummer eller en brugeridentifikation. Det låser ikke posteringer, så de ikke kan ændres eller slettes — det er nærmest definitionen på et regneark, at man kan. Det sender ikke e-fakturaer i OIOUBL. Og en fil på en netværksdrev opfylder ikke kravet om ugentlig sikkerhedskopi hos en uafhængig part i EU.
Det er ikke en juridisk dom over Excel. Det er en praktisk konstatering: kravene kan ikke opfyldes i et regneark alene. Bruger I Excel som jeres bogføringssystem, er en flytning til et registreret system den hurtigste og billigste vej ud af problemet — ikke en diskussion om, hvorvidt regnearket kan bringes til at overholde reglerne.
Samme betragtning gælder ældre ERP-systemer, bare i en mildere form. Et gammelt system kan i princippet bringes i overensstemmelse med tilkøbte moduler. Om det er pengene værd, er et regnestykke, ikke et lovspørgsmål — og det regnestykke bør du lave med nogen, der ikke har en systemlicens at sælge dig.
Hvad sker der, hvis det ikke er i orden?
Her er det værd at være præcis, fordi emnet bliver brugt til at sælge med skræmmekampagner.
Loven fastsætter bøde som sanktion, og Erhvervsstyrelsens vejledning angiver, at bøden kan udgøre op til 1,5 millioner kroner. Det tal bliver citeret flittigt. Men samme vejledning skriver også dette:
“Normalbilledet vil derfor være, at en eventuel overtrædelse vil medføre et påbud om, at virksomheden skal ophøre med overtrædelserne.”
Med andre ord: påbud først. Bøden kommer i spil ved fortsat manglende efterlevelse eller i grove tilfælde — typisk hvor virksomheden hverken kan fremvise det originale materiale eller en sikkerhedskopi. De 1,5 millioner er et loft for de værste sager, ikke et niveau for en virksomhed med femten ansatte og et forældet system.
Den reelle risiko for jer er en anden og mere hverdagsagtig: at I ikke kan fremskaffe materialet, når nogen beder om det. Det sker sjældent over for Erhvervsstyrelsen og ofte over for en bank, en køber i en due diligence eller en revisor, der skal afslutte året.
Én ting mere, der er på vej
Erhvervsstyrelsen har lagt en plan for at udfase den danske OIOUBL-standard til fordel for den europæiske Peppol-standard. Overgangen er planlagt til at løbe i 2028 og 2029 og forbereder EU’s ViDA-regler, der får virkning fra 2030.
Det er en strategi og et høringsnotat — ikke gældende ret, og datoerne kan flytte sig. Den praktiske konsekvens for jer i dag er ingen: kravet er fortsat begge standarder, og det håndterer systemet. Men det er et argument for ikke at investere tungt i en egenudviklet OIOUBL-løsning netop nu.
Kort sagt
Slå systemet op på listen. Er det ikke der, så tjek de seks krav og skriv en side ned om, hvordan de er dækket. Bogfører I i et regneark, er det den øvelse, der viser jer, at I skal videre.
Det tager ti minutter at finde ud af, hvor I står. Det tager typisk et par uger at flytte til noget, der virker — og de uger er bedst brugt, før nogen spørger.
Denne artikel er et overblik, ikke juridisk rådgivning. Er du i tvivl om jeres konkrete situation, så tag den med din revisor.
Er du usikker på, hvor I står? Vi kigger jeres opsætning igennem og siger, hvad der mangler — og hvad der ikke gør. Det tager en time og koster ikke noget. Skriv eller ring.