De fleste virksomheder, der kommer i alvorlige problemer, har overskud på resultatopgørelsen på vej derned. De løber tør for penge, ikke for indtjening. Den 13-ugers likviditetsprognose er det enkleste værktøj, jeg kender, til at se det komme i tide — og den kan bygges på en formiddag.
Hvorfor tretten uger?
Fordi det er det vindue, hvor du stadig kan nå at gøre noget.
Kigger du fire uger frem, ser du kun problemet, når det er for sent at forhandle. Kigger du et år frem, laver du et budget — et fint styringsværktøj, men det er ikke penge på kontoen, og præcisionen forsvinder hurtigt. Tretten uger er et kvartal. Det er langt nok til, at du kan nå at rykke en debitor, udskyde en investering, forhandle en betalingsplan eller ringe til banken, før du står med hatten i hånden. Og det er kort nok til, at tallene faktisk kan holde.
Det er også derfor, det er den model, banker og kreditgivere beder om, når noget strammer til. Kommer du selv med den, inden de spørger, skifter samtalen karakter.
Hvad modellen indeholder
Tretten kolonner — én pr. uge. Og seks blokke af rækker:
1. Primo likviditet
Hvad står der på kontiene mandag morgen. Alle konti, plus trukket kassekredit som negativt tal. Kun én linje.
2. Indbetalinger
Her ligger hele modellens kvalitet. Ikke “forventet omsætning” — forventede indbetalinger, uge for uge:
- Debitorer, der forfalder. Tag din aldersfordelte debitorliste og placer hver faktura i den uge, den forfalder.
- Fakturaer, du endnu ikke har sendt, men ved kommer — placeret efter fakturadato plus betalingsbetingelse.
- Momsafregning, hvis du får penge tilbage.
- Andet: tilskud, forsikringssager, salg af aktiver.
3. Udbetalinger
- Kreditorer efter forfaldsdato, fra din kreditorliste.
- Løn — de faktiske udbetalingsdatoer, og husk feriepenge og eventuel fritvalgskonto.
- A-skat og AM-bidrag, moms, ATP. Skriv de rigtige frister ind. De ligger ikke jævnt fordelt.
- Husleje, leasing, forsikringer, abonnementer.
- Afdrag og renter.
- Planlagte investeringer.
4. Nettobevægelse
Indbetalinger minus udbetalinger. Én linje pr. uge.
5. Ultimo likviditet
Primo plus nettobevægelse. Denne uges ultimo er næste uges primo.
6. Træk på kassekreditten
Ultimo likviditet holdt op mod din bevilgede ramme. Sæt en betinget formatering, der farver cellen rød, når du kommer over 80 procent af rammen. Det er den ene celle i hele modellen, du reelt styrer efter.
Sådan bygger du den på en formiddag
- Træk tre lister ud af systemet: aldersfordelt debitorliste, aldersfordelt kreditorliste, og saldi på alle bankkonti. Femten minutter.
- Læg dem ind uge for uge efter forfaldsdato. En time. Det er det tungeste stykke, og det er også dét, der kan automatiseres, hvis du bliver ved med at lave modellen.
- Skriv de faste betalinger ind med deres rigtige datoer: løn, moms, A-skat, husleje, leasing, afdrag. En halv time.
- Skøn den kommende fakturering ud fra ordrebogen og læg den ind med jeres normale betalingsbetingelse. En halv time.
- Læg formlerne på og lav to ekstra scenarier: alle debitorer betaler ti dage for sent, og omsætningen falder tyve procent. Femten minutter.
Første gang tager det en formiddag. Derefter tager opdateringen tyve minutter om ugen, hvis modellen er bygget rigtigt.
De fem fejl, der gør modellen ubrugelig
1. Man bruger fakturadato i stedet for forfaldsdato
Den hyppigste og den værste. En faktura sendt den 3. med 30 dages betaling er ikke penge i uge 1 — den er penge i uge 5, hvis kunden betaler til tiden. Bruger du fakturadato, får du en prognose, der ser to til seks uger bedre ud, end virkeligheden er. Præcis det interval, hvor problemerne opstår.
2. Man antager, at kunderne betaler til tiden
Se på jeres faktiske betalingshistorik i stedet. Har jeres tre største kunder gennemsnitligt betalt 12 dage for sent det seneste år, så læg 12 dage til deres forfaldsdatoer. Det er ikke pessimisme, det er data.
3. Man glemmer momsen
Momsafregningen er for mange virksomheder den største enkeltudbetaling i kvartalet, og den kommer ikke jævnt. Sæt de faktiske frister ind. Jeg har set flere likviditetskriser, der bestod i, at ingen havde lagt momsen ind, end i noget andet.
4. Modellen bliver lavet én gang
En prognose fra for seks uger siden er et historisk dokument. Værdien opstår i opdateringen — og især i at sammenligne, hvad du troede ville ske i uge 4, med hvad der faktisk skete. Efter to måneder ved du, hvor dine egne skøn systematisk rammer forkert, og så bliver modellen pludselig præcis.
5. Man kigger kun på ultimo-linjen
Den interessante linje er trækket på kassekreditten. Ultimo likviditet kan være positiv, mens du reelt er ved at bruge hele din ramme op — og en opbrugt ramme er dér, hvor du mister handlefriheden, ikke nul på kontoen.
Sådan bruger du den, når den er lavet
Én gang om ugen, samme dag, tyve minutter. Rul den en uge frem, opdatér de tre lister, se på den røde celle.
Kør to scenarier hver måned. Hvad sker der, hvis den største kunde betaler tredive dage for sent? Hvad sker der ved tyve procent mindre omsætning i to måneder? Det er ikke sortsyn — det er dét, der gør, at du kender dit svar, før situationen opstår.
Tag den med i banken. En ejerleder, der møder op med tretten ugers likviditet og to scenarier, bliver behandlet anderledes end en, der møder op med en årsrapport og en forklaring. Ikke fordi tallene er bedre, men fordi det er tydeligt, at nogen har styr på dem.
Brug den til at sige nej. Den bedste anvendelse er faktisk den mest udramatiske: at kunne se, at der ikke er plads til den maskine i marts, men at der er det i juni. Beslutninger truffet på det grundlag er sjældent dem, man fortryder.
Hent modellen
Vi har lavet skabelonen som et regneark, du kan hente gratis. Den er bygget med de tretten uger, de seks blokke og de to scenarier, og der er en fane med en vejledning i, hvad der skal hvor.
Den er lavet til en virksomhed med mellem seks og tredive ansatte. Er I større eller har I flere selskaber, skal den udbygges — men grundstrukturen er den samme.
[Indsæt downloadformular her]
Vil du hellere have den udfyldt end tom? Vi laver den første prognose for jer på jeres egne tal, og gennemgår den sammen med jer. Det tager to uger og koster ikke noget. Skriv til os.